Im Crashkurs Buchführung weise ich die Teilnehmer u.a. auf die Aufbewahrungspflichten für Buchhaltungs-Dokumente hin. Wenn ich dann erläutere, wie die Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zu verstehen ist, versetzt das regelmäßig so manchen Teilnehmer in Erstaunen und führt zu lebhaften Diskussionen.
Heute bin ich auf eine Publikation von Bitkom aufmerskam geworden, in der die wichtigsten Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten übersichtlich dargestellt werden. Das entsprechende PDF kann man hier herunterladen. Weitere Infos zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) gibt es auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
Und hier nun die 10 Grundsätze:
1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
Das sollte soweit klar sein. Rechnungen per E-Mail müssen, genauso wie die per Post, aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch bei elektronischer Übermittlung 10 Jahre. Als aufbewahrungspflichtige Bestandteile kommen bei einer E-Mail der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute in Frage.
2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
Als originär elektronische Dokumente, sind E-Mails den GoBD entsprechend auch ausschließlich elektronisch aufzubewahren. D.h. der bloße Ausdruck in Papierform genügt grundsätzlich nicht den Anforderungen.
3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
Soweit die steuerrelevante E-Mail Dateianhänge enthält, sind diese grundsätzlich im Originalformat aufzubewahren. Auswertungs- bzw. Recherchemöglichkeiten dürfen durch eine Konvertierung nicht einschränkt werden. Sprich: ein PDF sollte am Besten auch immer als PDF gespeichert bleiben.
4. E-Mails, die nur als Transportmittel dienen, können gelöscht werden
Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei dient (z. B. Rechnung im PDF-Format) und keine weiteren steuerrelevanten Informationen enthält,\r\nmuss diese E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Es genügt in diesem Falle also die Speicherung des Anhangs.
5. E-Mails sind zu indexieren
Den Grundsatz der Ordnung stellt man in der Buchhaltung generell durch Indexierung her (Stichwort Belegnummer). Auch steuerrelevante E-Mails müssen mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden. Die bloße Sicherung in einer typischen E-Mail-Umgebung (wie z.B. Outlook) reicht also noch nicht aus.\r\n\r\nAnwendern von WISO Mein Büro empfehle ich daher, das in der Software integrierte Dokumentenmanagement zu nutzen. Hier lassen sich ganz einfach per Drag&Drop E-Mails oder deren Anhänge zu einer Buchung bzw. Eingangsrechnung hinterlegen.
6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
Gemäß GoBD reicht die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht aus, weil damit die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt werden. Die Lösung ist auch hier der Einsatz entsprechender Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme.
7. Konvertierung von E-Mails nur nach spezifischen Vorgaben
Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail muss stets darauf geachtet werden, dass auch das neue Format volltextrecherchierbar bleibt und die\r\nRecherchemöglichkeiten im Vergleich zum Urformat nicht eingeschränkt werden. Auch E-Mail-Anlagen (Dateianhäge) müssen ihre maschinelle Auswertbarkeit behalten, falls sie in ein anderes Dateiformat konvertiert werden.
8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Diese muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Sie ist fortzuschreiben (Versionierung) und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage kann man auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. herunterladen.
9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Laut GoBD darf der Betriebsprüfer künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen. Dafür muss dem Betriebsprüfer die Möglichkeit gegeben werden, im Rahmen einer Volltextsuche E-Mails zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Vor diesem Hintergrund sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht steuerrelevanten oder gar privaten E-Mails aufbewahrt werden.
10. Rechnungen als E-Mail sind grundsätzlich zulässig
Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass auch E-Mails ohne weitere Voraussetzungen (Stichwort digitale Signatur) als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen. Soweit die E-Mail dabei lediglich als Transportmittel (z. B. für peine PDF-Datei) dient, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Soweit sich aus der E-Mail jedoch ergänzende Angaben zur Rechnung ergeben (z. B. abweichende Zahlungskonditionen), ist auch die E-Mail zu archivieren.
Der Rechnungsempfänger muss allerdings mit dem rein elektronischen Rechnungsversand einverstanden sein.
Fazit:
Was durch den technischen Fortschritt einfacher werden sollte, wird einmal mehr durch die Gesetzgebung noch komplizierter. Wenn ihr also Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung vermeiden wollt, dann lasst euch eure Rechnungen weiterhin per Post zukommen oder sorgt für eine gute Archivierung und Dokumentation eurer digitalen Belege.